Phần mềm Requisition Order (RO)
 
Mục đích:
- Hỗ trợ Manager và Sale-Team quản lý và sử dụng chi phí Sales & Marketing.

1. Yêu cầu chung.
          - Cho phép tạo các RO để xin xét duyệt kinh phí cho Sales & Marketing.
          - Tự động gửi RO bằng email tới Quản lý để xét duyệt.
- Cho phép phân bổ ngân sách hàng năm cho từng bộ phận và quản lý chi phí của từng bộ phận đó theo Cost Center.
          - Số liệu về chi phí giữa các nhân viên trong cùng bộ phận, giữa các bộ phận, giữa các Manager là bí mật.
          - Cho phép thiết lập các cấp duyệt một RO dựa trên giá trị của RO (hiện thời là dựa trên mục có giá trị lớn nhất trong RO).
          - Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
          - Có thể sử dụng RO thông qua Internet.
          - Bảo mật.
Chức năng chính:
          - Tạo/cập nhật RO.
          - Duyệt RO.
          - Phân bổ ngân sách cho từng bộ phận theo năm tài chính và điều chỉnh ngân sách.
          - Báo cáo về RO theo thời gian, theo vùng, theo ngành, theo phân ngành (Cost Center).
          - Xuất file ra Excel, PDF và In ấn.

2. Yêu cầu chi tiết.
          Phần mềm RO mô phỏng chính xác quy trình tạo và duyệt RO như sau:
          - Requisitioner khởi tạo đề xuất chi phí cho Sales & Marketing.
          - Việc kí duyệt chi phí luôn bắt buộc có chữ kí của Sale Manager và Controller.
          - Tùy thuộc vào giá trị của mục lớn nhất trong RO mà có thể cần thêm từ 1 đến 4 chữ kí của các cấp: Head of Divison, S&M Director, CFO, GD, theo như bảng dưới đây:

2.1 Tạo RO mới.
          - Chọn vùng sử dụng chi phí:
                   Với bộ phận Sales: HN, SCZ, NCZ, HCM, MK.
                   Với bộ phận Marketing & AA: VN.
          - Sau khi chọn vùng sử dụng chi phí, một mã RO (RO number) sẽ được sinh tự động, ví dụ: . Cấu trúc của RO number như sau (có tính tới thứ tự):
                   + Kí tự đầu tiên là chữ cái đầu tiên của Mã vùng, riêng với HCM là chữ C.
                   + 6 kí tự tiếp theo bao gồm 2 kí tự cuối cùng của năm – 2 kí tự của tháng – 2 kí tự của ngày tạo RO.
                   + Dấu cách “-“.
                   + Bốn kí tự cuối cùng của RO được sinh một cách ngẫu nhiên.
          - Hệ thống tự động điền thời gian tạo RO (bao gồm giờ, ngày, tháng, năm).
          - Người dùng có thể chọn người duyệt Manager, Suppervisor; Requisittioner từ danh sách đã có (danh sách gợi ý người duyệt, người tạo RO sẽ hiển thị tương ứng với các kí tự người tạo RO gõ vào).
          - Người dùng nhập Purpose của RO.
          - Người dùng chọn Division, Sub-division trong danh sách có sẵn và Cost Center và mô tả Cost Center tương ứng sẽ tự động được điền vào ô Cost Center & ô mô tả.
          - Trong một RO có thể có nhiều chi phí cho các mục khác nhau. Các mục này được chọn từ danh sách có sẵn và được tính vào các Cost Center khác nhau và sử dụng cho những người khác nhau.
- Người dùng sẽ nhập mô tả, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú (nếu có).
          - Người dùng chọn người sử dụng chi phí (Book for).
          - Sau khi người dùng nhập xong các mục trong RO, chương trình sẽ hiển thị tổng tiền và căn cứ vào giá trị của mục lớn nhất trong RO sẽ hiển thị RO này yêu cầu chữ kí của những ai.
          - Chương trình bắt buộc người dùng nhập các thông tin cần thiết mới cho phép gửi RO đi.
          - Cho phép đính kèm file vào RO.
                   + Cho phép giới hạn dung lượng file tối đa được phép đính kèm.
                   + Cho phép giới hạn loại file được phép đính kèm.
          Yêu cầu về file đính kèm ở trên nên được thiết lập dưới dạng thông số hệ thống.   
          - Khi một RO được tạo thì sẽ gửi thông tin tới người duyệt cấp gần nhất và thông báo bằng email cho người duyệt.
          - Người duyệt có thể thực hiện việc đồng ý hay từ chối RO trực tiếp trong email.
          - Sau khi tạo RO, nếu người tạo chưa muốn gửi RO để duyệt có thể lưu lại dưới dạng nháp, có thể sửa đổi nội dung và gửi đi sau.
 
2.2 Sửa RO
          - Chương trình cung cấp công cụ tìm kiếm RO theo RO Number hoặc theo Requisitioner, đồng thời cung cấp khả năng lọc RO theo các điều kiện như năm, trạng thái của RO (Pending, Rejected, Full Approved) hoặc theo Approved của Manager các cấp.
            - Người dùng có thể chọn RO trong danh sách RO được phép thay đổi để thực hiện việc thay đổi.
            - Khi một RO được lựa chọn, chương trình cung cấp các thông tin đầy đủ về RO được lựa chọn. Đối với cấp Manager có thể nhìn thấy thông tin về Cost Center mà RO thuộc về, bao gồm Cost Center, mô tả Cost Center, budget YTD, balance YTD .
            - Một RO sẽ không được phép thay đổi trong các trường hợp sau:
                        + Chi phí hiện tại sử dụng quá chỉ tiêu cho phép.
                        + Đã được duyệt ở cấp Manager cao hơn.
                        + Người dùng không có quyền sửa đổi với RO
          Giao diện thay đổi RO của chương trình hiện thời:
Giao diện khi chọn một RO:

2.3 Xóa RO
          - Cho phép chọn năm và hiển thị toàn bộ các RO trong năm đó mà người dùng hiện thời có quyền.
            - Phần mềm RO cần cung cấp công cụ tìm kiếm và khả năng lọc RO như trong phần Thay đổi RO để thuận lợi cho việc lựa chọn RO cần  xóa nhanh chóng và chính xác.
            - Khi một RO được lựa chọn, chương trình cung cấp thông tin đầy đủ về RO được lựa chọn. Đối với cấp Manager có thể nhìn thấy thông tin về Cost Center mà RO thuộc về, bao gồm Cost Center, mô tả Cost Center, budget YTD, balance YTD .
- Trước khi xóa RO cần xác nhận từ người dùng để đảm bảo chắc chắn là người dùng muốn xóa RO đó.
RO chỉ được phép điều chỉnh hoặc xóa  khi:
            - Đối với nhân viên Sales: RO chưa được kí duyệt bởi bất kì Manager nào.
            - Đối với Manager: khi cấp cao hơn chưa kí duyệt RO.
         
2.4 Duyệt RO
Chức năng này chỉ dành cho các Manager có thẩm quyền kí duyệt.
- RO có thể được xét duyệt trực tiếp trên email hoặc Người kí duyệt đăng nhập vào chương trình để xét duyệt.
- Chương trình cho phép lọc các RO mà người dùng hiện thời có quyền theo năm, theo trạng thái Pending, Rejected, Full Approved hoặc đã được Approved bởi một số Manager.
- Chương trình cần cung cấp công cụ tìm kiếm  theo RO number hoặc theo Người đề xuất cho phép người duyệt có thể tìm thấy RO mong muốn thuận tiện và chính xác.
- Sau khi người dùng chọn RO cần duyệt, thông tin chi tiết về RO và Budget YTD, Balance YTD của Cost Center mà RO sử dụng sẽ được hiển thị và người duyệt có thể thực hiện việc kí duyệt đồng ý hay từ chối.
- Nếu RO không được chấp thuận thì chương trình cho phép người duyệt ghi chú thích về lý do không duyệt trong RO đó.
- Sau khi RO đã được duyệt, người duyệt có thể bỏ duyệt.
         
2.5 Báo cáo tổng quan về chi phí Sales & Marketing
          - Chương trình cho phép xem tất cả các RO.
- Chương trình cung cấp công cụ tìm kiếm RO theo RO Number hoặc theo Requisitioner, đồng thời cung cấp khả năng lọc RO theo các điều kiện như năm, trạng thái của RO (Pending, Rejected, Full Approved) hoặc theo Approved của Manager các cấp.
 
2.6 Báo cáo tổng quan theo Cost Center.
          - Báo cáo hiển thị một danh sách các Cost Center.
          - Khi một Cost Center được chọn, toàn bộ RO liên quan tới Cost Center đó sẽ hiển thị trong một danh sách kèm theo.
          - Chương trình cần cung cấp khả năng lọc RO tương ứng với mỗi Cost Center theo năm, tháng, khu vực (HN, HCM, MK,…), theo division, sub-division.
          - Cho phép lựa chọn hiển thị danh sách RO trong tháng, năm đã chọn (List by monthly) hay từ đầu năm tới tháng, năm đã chọn (List by YTD).
          - Người dùng có thể lựa chọn một RO để xem thông tin chi tiết về RO nhưng không được thực hiện việc thay đổi, xóa RO.
          - Chương trình cho phép in ấn hoặc kết xuất các RO theo Cost Center và các điều kiện lọc đã chọn ra định dạng file excel và pdf.
2.7 Báo cáo tổng quan theo ngân sách.
          - Chương trình cho phép xem tổng quan về ngân sách theo năm, theo khu vực, theo division (ngành), sub-division (phân ngành).
          - Khi người dùng chọn một Cost Center cụ thể, ngân sách hàng tháng với một Cost Center sẽ được hiển thị.
          - Từ báo cáo này cho phép kết xuất các RO theo Cost Center và các điều kiện lọc đã chọn ra định dạng file excel và pdf.
 
2.8 Yêu cầu khác
          - Số liệu được lưu theo năm tài chính. Khi năm tài chính kết thúc thì số liệu của năm đó không thể chỉnh sửa. Chỉ khi cấp Quản lý có thẩm quyền đồng ý mới có thể mở năm tài chính để chỉnh sửa. Việc mở năm tài chính sẽ được thực hiện bởi cấp Quản lý này.
          - Chuyển đổi toàn bộ dữ liệu của hệ thống RO hiện thời sang SQL Server 2012 hoặc hệ quản trị cơ sở dữ liệu sẽ được phần mềm RO web-based sử dụng.
- Cho phép người quản trị thực hiện việc sao lưu dữ liệu trực tiếp trên phần mềm.
          - Bàn giao toàn bộ tài liệu, source nguồn phần mềm, bao gồm cả các đoạn mã xây dựng cơ sở dữ liệu, các procedure,… trong SQL Server.
          - Mô tả chi tiết các module sử dụng trong chương trình và hướng dẫn sử dụng các module đó.
          - Yêu cầu về ngôn ngữ sử dụng trên phần mềm là tiếng Anh.
2.9 Chức năng phân bổ, điều chỉnh ngân sách.

2.10 Chức năng Quản trị

          - Tạo/sửa/xóa tài khoản
          - Gán quyền cho từng tài khoản.
          - Thiết lập lại mật khẩu.
          - Chương trình cho phép user tự thiết lập lại mật khẩu bằng cách gửi tới địa chỉ mail đã đăng kí.
zkiwi demo