Phần mềm e-HR có rất nhiều ưu điểm đối với doanh nghiệp. Sau đây OnSoft sẽ giới thiệu cho các bạn phần mềm này và những công dụng của nó.
Cấu trúc Mở
e-HR được xây dựng bởi công ty phần mềm, xây dựng để hoạt động trong nhiều loại môi trường tổ chức khác nhau. Cả tập trung và phân tán. Các công ty có thể chọn triển khai hệ thống tại mọi cơ sở toàn quốc. Lưu giữ cơ sở dữ liệu quản lý tại trụ sở chính. Cho phép truy cập từ các chi nhánh ở xa vào hệ thống dữ liệu trung tâm. Hoặc có thể duy trì các dữ liệu của chi nhánh tại các cơ sở dữ liệu riêng đã được đồng bộ hóa với cơ sở dữ liệu. Sự linh hoạt này cũng là điểm mà các khách hàng hiện tại đánh giá rất cao. Trong một môi trường telecom còn nhiều hạn chế như ở Việt Nam.
Phần mềm e-HR đồng thời còn cung cấp lựa chọn cơ sở web cho rất nhiều chức năng. Ví dụ như việc cho phép các nhân viên truy câp hệ thống từ các web browser (qua mạng nội bộ hoặc Internet), hồ sơ. Yêu cầu và bảng theo dõi thời gian, có thể xem thông tin về lương thưởng và các quyền lợi cá nhân của chính mình.
e-HR cung cấp nền Extensible Markup Language (XML) cho phép bạn kết nối với các hệ thống đang dùng và các công nghệ khác như hệ thống phần mềm kế toán …
e-HR được xây dựng trên nên tảng công nghệ của Microsoft phiên bản mới nhất: Các công cụ phát triển NET và quản trị cơ sở dữ liệu MS SQL. Việc lựa chọn công cụ phát triển này cung cấp sức mạnh cho hệ thống với khả năng xử lý trôi chảy hàng trăm nghìn bản ghi nhân sự, trên một phạm vi rộng các hệ điều hành Window hoặc Linux.
Khả năng khách hàng hóa cao
Là phần mềm phát triển trong nước. Phần mềm E-HR có khả năng được “khách hàng hóa” cao. Có nghĩa là phần mềm của chúng tôi gần như có thể đáp ứng được mọi vấn đề. Và yêu cầu đặc thù mà tổ chức đặt hàng muốn phần mềm giải quyết được. Đây chính là một ưu thế vượt trội của e-HR trước các sản phẩm cùng loại được phát triển bởi các công ty nước ngoài.
Phần mềm e-HR Thân thiện với người dùng
Được thiết kế theo những chuẩn mực quốc tế ưu việt đã được thừa nhận đối với loại phần mềm này, e-HR có cấu trúc chặt chẽ, hợp lí, nhưng lại đơn giản và đặc biệt rất tiện lợi cho người dùng . Ngay cả đối với những người xa lạ với lĩnh vực công nghệ thông tin, việc sử dụng phần mềm này là một việc rất dễ dàng và hứng thú.
Yêu cầu hệ thống của phần mềm e-HR
Phần mềm e-HR sử dụng kiến trúc Client – server với cơ sở dữ liệu chủ trên nền hệ điều hành Window NT hoặc Window 2000 Server (hoặc các phiên bản mới hơn của Window server), và máy khách với Window 98 hoặc cao cấp hơn.
Yêu cầu tối thiểu cho Server là PEN III, 256 RAM, 1 GB ổ cứng. Yêu cầu tối thiểu cho các máy kết nối là máy chủ bộ xử lý Pentium hoặc Celeron, 64 MB RAM, 1 GB ổ cứng.
Mô tả chức năng hoạt động của phần mềm e-HR
Tất cả các chương trình được mô tả dưới đây có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp, cho phép bạn dễ dàng đưa vào sử dụng hoặc loại bỏ mà không tạo ra sự gián đoạn cho hệ điều hành và các chương trình khác.
Quản lý hồ sơ nhân sự
Chương trình Quản lý hồ sơ nhân sự cung cấp hoàn thiện cơ sở dữ liệu cho các cá nhân, quá khứ, hiện tại, với những công cụ tiện dụng để tạo các loại báo cáo khác nhau và thực hiện các phân tích phức tạp.
Việc quản lý hồ sơ nhân sự bắt đầu với ngay từ giai đoạn nộp hồ sơ ứng viên. Ngay từ khi nhận được hồ sơ xin việc của ứng viên hệ thống đã lưu trữ thông tin của ứng viên cũng như những lần phỏng vấn hay thi tuyển. Chương trình cho phép chuyển đổi các hồ sơ ứng viên được tuyển dụng thành nhân sự chính thức và trong quá trình họ làm việc, tất cả các chuyển đổi vị trí nhân sự sẽ được xử lý mà không phải nhập lại dữ liệu. Hệ thống thậm chí còn giữ cả quá trình của những nhân sự đã nghỉ việc. Kết quả là, các nhân viên HR có thể dễ dàng truy cập hồ sơ hoàn thiện của mỗi nhân viên hiện tại và đã nghỉ việc từ thời điểm bắt đầu hoạt động của công ty.
Các hoạt động liên quan đến nhân sự như đào tạo, dự án, xúc tiến, chuyển giao đều được ghi lại để sẵn sàng cho các phân tích. Hệ thống thậm chí cho phép bộ phận nhân sự quản lý cả các chi tiết nhỏ như nhắc nhở việc cam kết của nhân viên (ví dụ như cam kết làm việc trong một khoảng thời gian sau khi đào tạo) khi họ có kế hoạch nghỉ việc.Để dễ dàng hơn cho bộ phân nhân sự các hồ sơ cá nhân đều có ảnh.
Phần mềm e-HR chấm công
Module chấm công với việc sử dụng đầu đọc giúp cho việc chấm công của người nhân sự tiết kiệm tới 90% thời gian so với việc chấm công bằng tay. Trong công ty với nhiều ca làm việc khác nhau cùng với các khoảng thời gian khác nhau module chấm công giúp cho người nhân sự có thể tự phân bổ nhân sự theo các ca làm việc khác nhau một cách nhanh chóng và chính xác. Đồng thời với việc sử dụng module chấm công giúp cho bộ phận chấm công có thể đưa ra thông tin về thời gian làm việc của nhân viên (thời gian vào ra, đi muộn về sớm, thời gian làm thêm…..) bất cứ lúc nào.
Quỹ lương và thưởng
Module cho phép người sử dụng linh hoạt trong việc xác định chức danh, vị trí, mức lương cũng như thưởng. Trong một công ty với nhiều hình thức trả lương ( Gross, Net hay Mix) cùng với những khoản thưởng phức tạp ( theo thực hiện hay theo quá trình). Chương trình này đã biến cơn ác mộng của việc chuẩn bị bảng lương thành những công việc đơn giản và nhanh gọn.
Với việc kết hợp với module chấm công cho phép nhân viên tính lương có thể tính toán các khoản làm thêm giờ cũng như các khoản phụ cấp một cách nhanh chóng và chính xác mà không phải làm thủ công, không mất nhiều thời gian cho việc cóp nhặt dữ liệu từ những file exel hay từ những thẻ chấm công.
Các cán bộ nhân sự rất thích sử dụng chương trình này, chỉ sau một hoặc hai kỳ lương họ không bao giờ muốn quay trở lại sử dụng các bảng tính Excel phức tạp và lằng nhằng nữa. Nhiều người trong số họ đã vận dụng rất thành thạo các tính năng cao cấp trong việc tính thưởng mà họ biết rằng sẽ có tác động tốt hơn đến hiệu quả công việc của người lao động.
Các khoản khấu trừ
Các khoản khấu trừ bao gồm các tiêu chuẩn như BHXH, BHYT. Chương trình này lưu trữ tất cả các mức bảo hiểm theo quy định của chính phủ. Ví dụ như tỷ lệ BHXH bắt buộc thay đổi vào 01 tháng 07 hệ thống vẫn có thể tính toán chính xác cho cả năm. Chương trình này sẽ tự động đưa ra các bản báo cáo theo mẫu và theo yêu cầu của khách hàng.
Thêm vào đó, chương trình còn cung cấp một hệ thống tính toán chế độ nghỉ một cách linh hoạt cho nhân viên, với các khoản được hưởng bắt buộc theo quy định của pháp luật, các khoản mục mặc định như thưởng theo thâm niên, sự hoàn lại các chi phí đào tạo, kết chuyển thuế thu nhập.v.v
Thuế và các khoản chi phí
Việt Nam có một hệ thống thuế thu nhập cá nhân khá phức tạp với cách luỹ tiến cho những người có thu nhập cao. Thuế thu nhập cá nhân cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như người Việt Nam hay người nước ngoài, các trường hợp đặc biệt cho một số ngành công nghiệp…Sự thay đổi gần đây nhất của hệ thống thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực từ 01/07/2004.
Module tính lương cung cấp các công cụ phức hợp nhất để có thể tính toán thuế thu nhập cá nhân cho từng nhân viên cũng như chi phí khác cho công ty. Chương trình này giải quyết một cách dễ dàng các bảng lương phức tạp với nhiều mức thuế thu nhập cá nhân khác( ví dụ như các khoản phải chịu thuế và không phải chịu thuế). Đồng thời cũng tạo ra các bảng lương hàng tháng cho mỗi nhân viên một cách chính xác và tổng hợp chi phí cho kế toán.
Chương trình này thậm chí còn cho phép ngưòi sử dụng chia lương, lợi nhuận, chi phí liên quan thành các khoản chi phí tự mặc định cho việc phân tích.
Vào cuối năm chương trình sẽ tự động làm quyết toán thuế cho toàn bộ công ty.
Phần mềm e-HR giúp quản lý thời gian làm việc và ngày nghỉ
Module Timesheet cho phép nhân viên tự khai báo thời gian dành cho mỗi dự án hoặc kế hoạch theo giờ hay theo ngày. Sau đó hệ thống tổng hợp hoá dữ liệu và cung cấp rất nhiều các công cụ quản lý phân tích hữu hiệu như tổng thời gian dành cho mỗi dự án và hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên hay thời gian nhân viên làm việc tại văn phòng.
Module Timesheet có thể hoạt động trực tuyến và không trực tuyến. Nó có thể hoạt động trên Web, cho phép nhân viên có thể truy cập từ mọi nơi thông qua Internet và dễ dàng báo cáo bảng thời gian làm việc một cách thuận tiện mà không cần phải đến cơ quan.
Quản lý ngày nghỉ cũng cung cấp giao diện Web cho phép nhân viên lập kế hoạch nghi, gửi đơn xin nghỉ và được chấp nhận từ cấp trên qua mạng.
Với việc kết hợp với hệ thống chấm công hệ thống cho phép quản lý thời gian một cách chính xác và chặt chẽ.
Kế hoạch nhân sự và hoạch định ngân sách
Kế hoạch nhân sự được xem xét cho các công ty đang có ý định mở rộng. Với chương trình này cán bộ nhân sự có thể thí nghiệm các mô hình tuyển nhân sự trong tương lai và chọn lựa được phương án thích hợp nhất cho kế hoạch.
Chức năng hoạch định nhân sự tạo ra các bảng dự toán cho mỗi mô hình cũng như các kế hoạch phát triển nhân sự khác nhau như đào tạo….
Quản lý đào tạo
Chương trình được thiết kế một cách linh hoạt cho phép người dùng có thể tự lên kế hoạch về các khóa đào tạo, cử người đi học. Chương trình quản lý thông tin chi tiết về khóa học như : nhà cung cấp khóa học, thời gian khóa học, học phí, danh sách nhân viên tham gia, thời hạn cam kết làm việc sau khóa học….
Với module quản lý đào tạo giúp cho bộ phận đào tạo có thể dễ dàng đưa ra các báo cáo phân tích về đào tạo, để có thể bổ sung đào tạo cho phù hợp với yêu cầu của công việc.
Quản lý nhân sự trên giao diện web (employee portal)
e-HR cung cấp công cụ quản lý nhân sự thông qua giao diện web giúp cho khách hàng quản lý một số lượng nhân viên lớn, ở nhiều địa điểm khác nhau nhưng dữ liệu được tập trung tại một địa điểm, giảm bớt các thủ tục giấy tờ, thông tin được cập nhật nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho người làm nhân sự.
Thông tin tuyển dụng
Hệ thống cung cấp giao diện web cho phép ứng viên có thể nộp hồ sơ trực tiếp và làm bài test online, Hệ thống căn cứ trên kết quả của bài test, hay thông tin trong đơn xin việc để tự động sàng lọc ứng viên phù hợp cho các vòng thi tuyển sau. Khi ứng viên được tuyển dụng vào công ty thì những dữ liệu này sẽ tự động convert mà không cần nhập lại.
Hồ sơ nhân viên
Với chức năng quản lý nhân sự thông qua web, hệ thống cung cấp cho mỗi nhân viên một user name và password để truy nhập vào hệ thống tùy theo vị trí và chức danh của mỗi nhân viên, chương trình phân quyền đến từng vị trí. Thông qua giao diện web nhân viên có thể tự mình vào update thông tin các nhân, gia đình.
Đào tạo với phần mềm e-HR
Với chức năng quản lý đào tạo trên giao diện web cho phép nhân viên có thể truy cập để theo dõi thông tin về các khóa học mà công ty tổ chức và có thể đăng ký khóa học online. Đồng thời với việc sử dụng giao diện web cho phép nhân viên có thể tham khảo yêu cầu về đào tạo của các vị trí khác nhau để có thể tự bổ sung kiến thức cho mình để ứng tuyển vào các vị trí đó.
Quản lý nghỉ
Hê thống cung cấp giao diện web cho phép nhân viên có thể đăng ký nghỉ online và kiểm tra số ngày nghỉ của chính mình. Với việc sử dụng module này nhân viên có thể xin nghỉ và nhận được phản hồi từ cấp trên từ bất kỳ đâu mà không cần phải đến cơ quan.
Lương
Hệ thống cho phép các nhân viên có thể kiểm tra bảng lương của mình hàng tháng thay vì việc nhân sự phải in các bảng lương cho từng người. Mỗi cá nhân có thể tự kiểm tra bảng lương cho chính bản thân cũng như việc gửi ý kiến về bảng lương đến phòng nhân sự.
Đánh giá nhân viên
Chương trình cho phép người quản trị nhân sự có thể tự tạo ra các bảng đánh giá gửi đến cho nhân viên trong công ty thông qua giao diện web. Sau khi nhân viên điền các thông tin trong bảng đánh giá hệ thống sẽ tự động tổng hợp thông tin và đưa ra báo cáo cho nhân sự.
Các chức năng web khác
Chương trình cung cấp giao diện web giúp cho nhân sự có thể đưa các thông tin thông báo lên cho toàn thể nhân viên như các quy định của ngân hàng, các thông tin về chính sách, các thông tin khác….Đồng thời cũng có thể tạo bảng thăm dò ý kiến của nhân viên ..…
Báo cáo
Mỗi Module trong e-HR đều được trang bị hệ thống báo cáo. Chúng tôi giúp khách hàng tạo ra các bản báo cáo theo ý muốn cho từng trường hợp. Khách hàng nếu như đã quen dùng công cụ Crystal Reports cũng có thể sử dụng công cụ này để lấy dữ liệu và tạo ra các báo cáo cho họ.
Tất cả các báo cáo đều có thể chuyển sang bảng biểu của Excel để xử lý.
Phần mềm e-HR với các module khác
Bao gồm các giao diện hệ thống kiểm tra ra vào, giao diện với các hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP như Exact, Accpac, Oracle.
Các tiện ích của phần mềm e-HR
e-HR cung cấp nhiều tiện ích giúp cho việc quản lý hệ thống dễ dàng và hiệu quả. Một số tiện ích quan trọng như:
Nhắc nhở: Một giám đốc nhân sự chuyên cần có rất nhiều điều cần phải nhớ. Một vài người nói rằng họ luôn cảm thấy rằng mình quên một cái gì đó. Chức năng nhắc nhở giúp cho người quản lý nhân sự nhớ 1 số sự kiện quan trọng như kết thúc thời gian thử việc của nhân viên, những người đi công tác về, tháng làm việc trở lại của 1 nhân viên sau khi nghỉ sinh 04 tháng cũng như các chế độ mặc định khác.
Lưu trữ:
e-HR cho phép sao lưu và phục hồi dữ liệu, cho phép tự động sao lưu kho dữ liệu
Bảo mật của phần mềm e-HR
e-HR cung cấp một hệ thống phân quyền người dùng rất hữu hiệu đến từng chức năng trong mỗi phân hệ. Người sử dụng được chia thành các nhóm khác nhau và cho phép truy cập theo nhóm hoặc cá nhân. Mỗi nhân viên chỉ có thể truy cập vào các chức năng được phép và dữ liệu thích hợp. Tiện ích này còn mạnh hơn bởi máy chủ MS
SQL có một cơ chế thứ hai mã hoá dữ liệu, có chức năng ngăn cản gần như hoàn toàn các truy cập bất hợp pháp vào dữ liệu.
Hồ sơ truy cập:
e-HR lưu giữ hồ sơ truy cập của tất cả các chuyển đổi liên quan đên hệ thống dữ liệu( truy nhập, thoát, chỉnh sửa, toạ mới, xoá) của mỗi người dùng.
Phần mểm e-HR với đa ngôn ngữ:
e-HR cung cấp giao diện ngôn ngữ bằng tiếng Anh, tiếng nhật và tiếng Việt. Người sử dụng có thể thay đổi giữa các loại ngôn ngữ này. Cả nhân viên người Việt Nam hay người nước ngoài đều có thể làm việc với cùng một hệ thống và có thể lựa chọn ngôn ngữ cho mình.
Multi-currency:
Phần mềm e-HR là hệ thống tiền tệ kép. Hệ thống xác định loại tiền cơ sở để báo cáo và một hệ thống báo cáo bằng USD. Hầu hết các báo cáo có thể thay đổi chế độ tiền tệ từ VND sang USD.
Khách hàng đã triển khai:
– Quỹ đầu tư Bản Việt
– Công ty Cổ phần đào tạo chuyển giao công nghệ BÁCH KHOA
– Công ty Cổ phần tập đoàn nhựa Đông Á
– Công ty TNHH KEFICO
– Công ty TNHH Enkei Việt Nam
– Công ty TNHH Kính nổi Việt Nam VFG
– Công ty TNHH Điện Tử TOWADA Việt Nam