Khi mới bắt đầu nhập hàng từ Trung Quốc, nhiều chủ shop chỉ nhìn vào giá sản phẩm trên Taobao hay 1688 rồi cộng thêm phần lợi nhuận mong muốn. Chúng tôi đã gặp rất nhiều bạn làm theo cách này. Đến khi hàng về, con số thực tế lại lệch đi khá xa. Nguyên nhân thường rất đơn giản: chi phí vận chuyển và ship nội địa chưa được đưa vào ngay từ đầu.
Bài viết này sẽ giúp bạn tính chi phí vận chuyển và ship nội địa Trung Quốc đầy đủ và đúng cách. Khi nắm được con số thật, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều khi định giá bán. Mọi gợi ý dưới đây đều đến từ việc đội ngũ bên mình xử lý đơn hàng mỗi ngày cho các chủ shop, nên bạn có thể áp dụng ngay.
Chi phí từ Trung Quốc về Việt Nam không nằm gọn trong một khoản duy nhất. Nó được chia nhỏ qua từng chặng. Nhìn riêng từng khoản thì có vẻ nhỏ. Nhưng khi cộng dồn qua nhiều đơn và nhiều tháng, tổng chi phí có thể cao hơn bạn tưởng. Vì vậy, trước khi chốt giá bán, hãy liệt kê đầy đủ mọi khoản phát sinh.
Vì sao chi phí vận chuyển quyết định lợi nhuận?
Giá vốn chỉ là một phần của bức tranh. Phần còn lại nằm ở logistics, và đây cũng là chỗ người mới hay tính thiếu nhất. Nếu bạn định giá dựa trên một con số ước lượng sai, bạn có thể rơi vào tình trạng trên giấy thì có lãi, nhưng sau khi trừ hết các khoản thì thực tế lại lỗ.
Chiều ngược lại cũng xảy ra. Có chủ shop đặt giá bán quá cao để bù vào khoản họ ước tính là lớn. Kết quả là sản phẩm khó cạnh tranh trên sàn. Khi đã tính đúng chi phí, bạn biết rõ mình đang đứng ở đâu trên thị trường. Việc điều chỉnh giá vì thế chủ động hơn nhiều, thay vì phải đoán mò.
Các khoản chi phí cần nắm khi tính vận chuyển
Khoản đầu tiên bạn cần để ý là phí ship nội địa Trung Quốc. Đây là chi phí đưa hàng từ xưởng hoặc điểm lấy hàng về kho gom. Nhiều người mới bỏ qua khoản này vì nghĩ nó nhỏ. Họ thường chỉ hỏi giá sản phẩm mà quên hỏi thêm phí giao đến kho.
Thực tế, khi bạn nhập nhiều đơn lẻ từ nhiều shop khác nhau, các khoản ship nội địa cộng lại khá lớn. Để có con số tham chiếu cụ thể hơn, bạn có thể xem cập nhật chi phí ship nội địa Trung trên các sàn phổ biến mà chúng tôi đã tổng hợp.
Khoản lớn nhất thường là cước vận chuyển quốc tế. Phí này được tính theo cân nặng thực tế hoặc theo khối lượng quy đổi dựa trên thể tích kiện hàng. Đơn vị vận chuyển sẽ lấy mức nào cao hơn để tính. Hiểu rõ quy tắc này giúp bạn đóng gói gọn hơn. Một thùng hàng to nhưng nhẹ vẫn có thể bị tính theo thể tích, tức là bạn đang trả tiền cho khoảng trống bên trong. Vì thế, tối ưu kích thước kiện hàng nên được quan tâm ngay từ đầu.
Các khoản phát sinh: đóng gói, kiểm hóa và lưu kho
Ngoài hai khoản chính, còn có những chi phí phát sinh khó đoán trước. Bạn có thể phải trả thêm tiền đóng gói lại nếu kiện hàng gốc không đạt yêu cầu. Kiểm hóa cũng có thể xảy ra khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra. Nếu hàng về sớm hơn dự kiến trong khi bạn chưa sẵn sàng nhận, phí lưu kho cũng sẽ phát sinh.
Những khoản này không cố định mà phụ thuộc vào từng tình huống. Hãy dành một khoản dự phòng trong bảng tính để không bị động khi chúng xuất hiện. Nếu muốn hiểu rõ từng chặng trong quy trình và nơi mỗi loại phí có thể phát sinh, bạn nên đọc thêm bài vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam mất bao lâu. Trong đó có phân tích thời gian tương ứng từng giai đoạn, nhờ vậy bạn cũng dễ ước lượng thêm chi phí giữ hàng.
Tối ưu chi phí khi nhập hàng đều đặn
Gom đơn theo đợt là cách dễ làm nhất để giảm chi phí trên mỗi sản phẩm. Khi khối lượng lớn hơn, đơn vị vận chuyển thường đưa ra mức phí tốt hơn so với đặt lẻ. Thay vì đặt nhỏ lẻ nhiều lần trong tuần, bạn có thể chọn một chu kỳ cố định, chẳng hạn hai tuần một lần, rồi gom toàn bộ hàng về cùng đợt.
Gom đơn cũng giảm đáng kể công xử lý. Mỗi đơn nhỏ đều phải kiểm tra, đóng gói và theo dõi riêng. Khi gom theo đợt, quy trình gọn hơn và ít sai sót hơn, đồng thời giúp bạn chủ động hơn trong việc lên kế hoạch tồn kho.
Bạn cũng nên so sánh báo giá từ vài đơn vị vận chuyển trước khi gắn bó lâu dài. Mỗi đơn vị có cách tính phí và tuyến đường riêng. Mức chênh lệch cho cùng một loại hàng đôi khi khá lớn. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy xem hướng dẫn nhập hàng Trung Quốc cho người mới bắt đầu để nắm toàn bộ quy trình trước khi đi vào tính toán chi tiết.
Ghi lại dữ liệu và chuẩn bị dự phòng
Một thói quen chúng tôi khuyên bạn áp dụng ngay từ đơn đầu tiên là ghi lại chi phí vận chuyển của từng đơn. Chỉ cần một bảng tính đơn giản với các cột giá hàng, phí ship nội địa, cước quốc tế và phí phát sinh là đủ. Sau vài tháng, bạn sẽ có bộ dữ liệu thực tế để dự đoán chi phí cho lần nhập tiếp theo.
Dữ liệu này cũng giúp bạn nhận ra sớm khi cước có biến động bất thường. Hãy luôn để dành ngân sách dự phòng cho những tình huống ngoài dự kiến, chẳng hạn hàng bị giữ kiểm hóa lâu hơn bình thường. Một khoản dự phòng nhỏ giúp dòng tiền ổn định, thay vì bị đẩy vào thế khó khi chi phí thực tế vượt mức đã tính.
Kết luận
Tính đúng chi phí vận chuyển và ship nội địa là nền tảng để định giá bán hợp lý. Trước khi đặt số lượng lớn, bạn nên yêu cầu báo giá chi tiết và đối chiếu với dữ liệu các đơn trước đó. Nếu đang xây dựng quy trình nhập hàng bài bản hơn, việc chọn cách thanh toán khi nhập hàng Trung Quốc phù hợp cũng đáng cân nhắc, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn kiểm soát dòng tiền.
Cuối cùng, đừng quên để dành khoản dự phòng cho các phát sinh bất ngờ. Chi phí vận chuyển có thể thay đổi theo mùa và theo tuyến, nên con số ước tính hôm nay có thể lệch vào tháng sau. Khi bạn đã quen theo dõi và điều chỉnh đều đặn, lợi nhuận sẽ ổn định hơn nhiều so với việc chỉ ước lượng theo cảm tính.